Документооборот приобрел новую, электронную форму. Однако каждая компания дополнительно использует бумажные версии оформительских, бухгалтерских и прочих видов документации.
- При оформлении на работу каждый принятый сотрудник подписывает заявление. Аналогичное действие происходит при увольнении, подписании бумаг на дополнительный отпуск, уход в декрет и т.д.. И тогда нужны именно папки для документов.
- При работе с партнёрами возникает большой поток договоров, накладных, актов выполненных работ.
- Протоколы заседаний, собраний, кадровые перестановки распечатываются «под подпись» руководящего лица или членов комиссии.
- Переписка с клиентами также часто требует отображения в бумажной форме.
- Если сдавать документы в налоговую инспекцию нужно в онлайн-формате, то для хранения отчетности текущего периода в бухгалтерии делается бумажная распечатка.
Значительное количество листов А4 нужно как-то сортировать и где-то хранить. Для этого используют папки.
Что нужно иметь в офисе
Существует много разновидностей папок, которые рассмотрим более подробно.
Бумажная папка из картона
Известна, что называется, с незапамятных времен. Канцелярский аксессуар выпускают на завязках (удобно, когда нужно уложить большую пачку) и с зажимом (чтобы поместить лист, начале нужно использовать дырокол). Самые бюджетные модели среди линейки предложений.
Скоросшиватель с пластиковой обложкой
Удобен, когда часто используется в работе. Испачкавшийся верх, низ быстро протираются салфеткой. Наружные части меньше стираются по сравнению с картоном, но следует избегать заломов обложки и попадания влаги на открытые боковые участки.
Регистратор
Габаритная продукция рассчитана под хранение значительного объема бумаг с помощью зажима. Каждый документ можно уложить в отдельный файл. Одно изделие вмещает 350-600 листов в зависимости от плотности бумаги.
Папки для встреч
Сотрудники, которые проводят презентации, заключают договора, часто выезжают на место встречи с клиентом. Бланки документов они берут с собой. А положить их удобно в папку на липучке, резинке, кнопке, с уголком или в специальный пластиковый портфель. Полипропилен, из которого они изготовлены, удобен в эксплуатации и защищает содержимое при непогоде.
Добавочные типы папок
Документы вкладываются в специальную папку, которая раз в день отдается руководителю на подпись. Особенно это выручает, когда в компании много сотрудников и отделов.
Флипчарты лишь косвенно относятся к папкам, но они нужны, когда проводится обучающее мероприятие, заполняются документы о приеме на работу, происходит совещание, нужно что-то записать «на ходу».
В ресторанах и кафе для получения денег от посетителей используют папки для клиентов. Внутрь помещают счёт и конечную сумму к оплате. Это удобно, если клиент хочет сохранить втайне от окружающих сумму, которую он потратил.
Школьный вариант
Ученикам понадобится 2 изделия: папка для тетрадей и для труда. Первый вариант сделан из полимерного материала, второй – из жесткого картона с добавлением встроенных и наружных резинок.
Огромное количество разных папок представлено в интернет-каталоге магазина «Палей». Выбирайте подходящие товары и оплачивайте по разумной стоимости.