Во все времена принятие важных распоряжений или заключение договоров было принято скреплять подписью. Без этой важной мелочи документ считался недействительным. Подпись позволяет идентифицировать человека и подтвердить его волю. В объемах современного производства, руководитель отдела или компании может не успеть подписать все требуемые документы. Чтобы не терять время, можно заказать факсимиле.
Описание и область применения
Факсимиле – это оттиск, воспроизводящей подпись. Не так давно его выполняли в виде печати, позволяющей быстро отштамповать максимальное количество важных бумаг. Однако теперь все чаще применяется электронное факсимиле, подходящее для вставки в документы в электронном виде.
До сих пор не существует подробного перечня документов, разрешающих применение факсимиле. Этот процесс контролируется внутренним делопроизводством и документооборотом, а так же предусмотренным договором с контрагентом. Этот важный момент необходимо отдельно акцентировать, прописав в тексте, либо включив в перечисленные условия. Однако применение факсимиле не исключает полностью стандартную рукотворную подпись. Первичные документы предполагают собственноручное подтверждение.
Чтобы не попасть в недоразумение, следует знать список ситуаций, при которых недопустимо применение факсимиле. В основном, область использования аналога подписи ограничивается списком внутренних документов, а так же тех, которые не влекут серьезных последствий. Нельзя визировать этим способом бухгалтерские отчеты, тендерную информацию, акты приемки, кадровые документы, доверенности и т.д.
Процесс изготовления факсимиле
Это сложный процесс лучше доверить профессионалам. Состоит он из нескольких этапов:
- сканирования подписи. Часто присланные варианты подвергаются дополнительной обработке для придания максимальной четкости. Размер подписи в обязательном порядке указывается в миллиметрах;
- выбора подходящей оснастки. В большинстве случаев заказчики выбирают автоматический вариант, заметно ускоряющий процесс штамповки, но популярными до сих пор остаются и ручные модели;
- изготовления клише. В качестве основы выступают резина или полимер. Это связано с устойчивостью материалов, которые могут обеспечить длительный срок эксплуатации печати, позволить использование штемпельной краски, отличающейся высокой степенью стойкости;
- сборки печати.
Отличия факсимиле от оригинальной подписи
Для стопроцентной идентификации, важно уделить внимание деталям. Подписи, выполненные вручную, не могут быть абсолютно идентичными. Они всегда будут отличаться не только длиной и высотой росчерка, но и разной степенью нажима. Факсимиле идеально ровное на всем своем протяжении и часто оставляет заметный рельефный след от оснастки на поверхности бумаги.
Использование качественного факсимиле позволяет заметно ускорить многие процессы и существенно сократить время на выполнение рутинных обязанностей.